14 regras para atuação dos funcionários de sua empresa em redes sociais e sites pessoais na internet

No Brasil há 35 milhões de usuários do Facebook (4 mi só em São Paulo); o Linkedin tem 6 milhões; o Orkut, 29; e o Twitter tem quase 15 milhões. Somados, os números alcançam algo próximo a 85 milhões de perfis em redes sociais no país. Nem é necessário somar os blogs, que formam com as mídias sociais um imenso universo de canais pessoais de comunicação, para ter uma dimensão do que representa essa internet social.

Esse enorme fluxo de comunicação pode ser favorável ou danoso tanto para os usuários quanto para as empresas ou instituições às quais essas pessoas estão ligadas. O dano e o benefício muitas vezes estão do mesmo lado, invisíveis. No ambiente corporativo, ter regras ou adotar linhas de uso para a internet social é algo que pode ajudar empregado e empregador, trazendo à tona a identificação do que é um risco (para a pessoa e/ou para a instituição) e o que é vantajoso para um ou outro.

Como o uso de redes sociais ainda é algo recente, a maior parte dos atuais usuários não fazia uso dessas ferramentas há cinco anos atrás, vou descrever abaixo uma sugestão de regramento que pode ser usada pelas empresas para configurar um regulamento básico, uma referência para entender o que é ou não aceito. Para tornar este documento rico e vivo, peço que qualquer dúvida ou sugestão seja postada no espaço de comentários.

Orientações gerais para uso de redes sociais e páginas pessoais de gestores e colaboradores

Entendemos que a comunicação amplia os horizontes, enriquece a cultura e torna as pessoas mais felizes; Reconhecemos que as ferramentas propiciadas ou disponíveis na internet ajudam na comunicação e aproximam as pessoas; Acreditamos que o domínio da linguagem das mídias digitais ajuda a criar um ambiente rico em cultura digital e um campo fértil para a inovação; Por tudo isso, incentivamos a criação de perfis em redes sociais e a atuação dos nossos colaboradores em sites pessoais na internet.

Procuramos preservar a imagem e os interesses da empresa, de nossas marcas e nossos produtos e estamos sempre motivados a melhorar o relacionamento com nossos públicos (consumidores, acionistas, fornecedores, funcionários, comunidade etc).

Entendemos que a participação de nossos colaboradores em redes sociais e sites na internet não pode colocar em risco os valores e as relações que a empresa busca preservar, nem causar danos à reputação de seus colaboradores, nem provocar prejuízos econômicos diretos ou indiretos.

Estamos cientes do quão difícil é separar o que é público do que é privado nas mídias sociais. Qualquer informação, mesmo com as restrições possíveis, pode se tornar pública.

Para definir a nossa visão sobre o tema, publicamos as seguintes orientações, que servirão como referência para a atuação em redes sociais e sites pessoais na internet de todos os nossos gestores e colaboradores:

Identificação com a empresa

1) Incentivamos gestores e colaboradores a usarem seus nomes reais em redes sociais e sites pessoais na internet e identificarem em seus perfis a sua relação com a empresa;

2) Se outras pessoas puderem identificá-lo com a empresa em sua atuação pessoal na internet, não tome partido em questões que possam trazer algum risco à imagem da companhia. Em caso de dúvida, consulte seu gestor sobre a propriedade ou não da publicação;

3) Você é responsável pelo que publica. Não faça críticas a profissionais da empresa,  fornecedores ou clientes em seus sites pessoais;

4) Nas redes sociais ou em sites pessoais, certifique-se que o conteúdo seja realmente pessoal e não tenha qualquer relação com a sua atividade na empresa;

5) Não compartilhe, nas suas páginas pessoais, informações confidenciais da empresa e não comente assuntos internos tratados em reuniões ou em conversas com colegas de trabalho;

6) A empresa deixará claro quando pretender tornar pública alguma informação que você possa compartilhar. Nesses casos, sua colaboração para divulgar essas informações ou campanhas nas redes sociais ou sites em que atua será bem-vinda;

Vantagens pessoais

7) Você pode ser remunerado ou obter algum proveito econômico com suas páginas pessoais na internet desde que essa atividade não concorra com as da empresa e tenha sido autorizada pelo seu gestor;

8) Você pode atualizar suas páginas pessoais nos computadores da empresa desde que isso não afete suas atividades, nem as de seus colegas e seja de conhecimento de seu gestor;

Privacidade e reputação

9) Não comprometa sua reputação. Não publique em sites pessoais informações ou opiniões que possam causar constrangimentos futuros ou danos a sua credibilidade profissional;

10) Não publique informações que prejudiquem a reputação da empresa, suas marcas ou seus produtos;

11) Pense duas vezes antes de postar;

12) Não faça na internet o que você não faria no mundo real;

Gestores

13) Os gestores devem ter conhecimento das atividades de seus colaboradores em sites pessoais e redes sociais e zelar pelo cumprimento dessas regras gerais e pelo interesse da empresa;

14) Cabe aos gestores arbitrar com bom senso as questões não contempladas nessas regras gerais.

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